Excel, Notion чи Sweetlo: де вести замовлення кондитеру

Кому підійде кожен варіант

Excel підійде, якщо ви хочете вести замовлення у звичайній таблиці. Notion поєднує списки, фото й нотатки, які можна налаштувати під себе. У Sweetlo ви створюєте власний магазин і працюєте із замовленнями, клієнтами та оплатами в одній панелі.

Клієнт сам обирає десерт і залишає потрібні дані у вашому магазині. Ви бачите деталі замовлення, етап виконання й стан оплати. Створіть свій магазин у Sweetlo та почніть приймати нові замовлення через одне посилання.

• Excel: ви обираєте стовпці, формули й вигляд таблиці.
• Notion: ви налаштовуєте списки, сторінки замовлень і форми для відповідей клієнтів.
• Sweetlo: ви керуєте магазином, замовленнями й оплатами в одній панелі. Тут також є контакти клієнтів, сповіщення та підсумки продажів.

Перевіряйте всі варіанти на одному замовленні

Візьміть для прикладу таке замовлення. Клієнт замовив ванільний торт вагою 2 кг на суботу о 15:00. Повна ціна становить 1 800 грн. Надходження 600 грн уже перевірене, тому залишилося сплатити 1 200 грн. Це навчальні суми, а не порада щодо розміру передплати.

Додайте начинку, точний напис, фото-приклад і спосіб отримання. У кожному інструменті спробуйте змінити час видачі та знайти цю зміну пізніше. Так ви побачите, чи зручно працювати саме вам.

• Де записані дата, час і контакт клієнта?
• Чи легко відкрити фото поруч із деталями торта?
• Чи видно повну ціну, вже отримані гроші та залишок?
• Чи зрозуміло, які замовлення ще треба виготовити?
• Що потрібно змінити, коли клієнт обрав іншу начинку або час?

Як побудовані шаблони Excel для кондитера

В Excel одне замовлення часто займає один рядок. Окремі стовпці зберігають клієнта, десерт, дату, ціну й оплату. Формула може порахувати залишок за сумами, які ви внесли. Дату можна використати, щоб показати найближчі замовлення.

У публічному описі Home Baker’s Order & Delivery Tracker від Ardent є окремі розділи для замовлень, клієнтів і дат робіт. Для замовлення передбачені контакт, десерт, кількість, дата отримання, передплата й залишок.

Custom Cake Order Form від Bake Pricing зосереджений на одному замовленні. У ньому є деталі торта, погодження оформлення, перелік замовленого та розрахунок залишку. За описом автора, отриману передплату потрібно внести після перевірки рахунку.

Excel також підтримує фото в клітинках та спільну роботу з таблицею. Для заявок клієнтів можна налаштувати Microsoft Forms і Power Automate. Microsoft Forms збирає відповіді, а Power Automate передає їх у таблицю. Перевірте, що доступно у вашій версії Excel та підписці.

Які шаблони Notion підходять кондитеру

У Notion можна зберігати замовлення у списку. Кожен запис відкривається як сторінка для деталей, фото й нотаток. Ті самі замовлення можна переглядати таблицею, за датами в календарі або групами за етапом виконання.

У відкритій демонстрації Bakery site with order form від Notion є форма заявки, список замовлень і каталог. Форма запитує ім’я, email, телефон, смак, начинку, покриття, побажання й дату видачі. Замовлення також показані групами за етапом виконання.

Bakery Booking Tracker від RunBook має простішу структуру. У списку є замовлення, етап виконання, дата видачі, замовник, контакт, деталі й сума. Автор описує окремі перегляди активних, завершених і всіх замовлень. Суму в цьому шаблоні вводять вручну.

Форми Notion можуть приймати відповіді без реєстрації клієнта. Після копіювання шаблону Notion радить створити власну форму. Відкрийте її без входу у свій кабінет і надішліть пробну відповідь. Перевірте, чи вона з’явилася у вашому списку. Сам список замовлень залиште закритим для клієнтів.

Фото, формули й автоматичні дії можна налаштовувати окремо. Наприклад, формула може рахувати залишок за введеними сумами. Це не перевірка грошей на банківському рахунку. Доступ до окремих автоматичних дій залежить від тарифу Notion.

Почніть приймати замовлення у Sweetlo

У Sweetlo ви працюєте з магазином, замовленнями, клієнтами й оплатами в одній панелі. Клієнт обирає десерт і оформлює замовлення без реєстрації. Контакт, фото-приклад та погоджені деталі зберігаються разом із замовленням.

• Власний магазин і каталог. Створіть свій магазин у Sweetlo зі своїм логотипом, кольорами й фото десертів. Додайте ціни та варіанти начинки, ваги або декору. Скористайтеся інструкцією, як створити онлайн-каталог десертів.
• Замовлення з повідомлень. Якщо домовилися з клієнтом у чаті чи телефоном, додайте замовлення самі. Погоджені деталі й фото збережуться разом із ним.
• Оплати та передплати. Оберіть повну оплату або передплату й надішліть клієнту посилання на оплату. Після підключення Monobank або ПриватБанку Sweetlo перевіряє надходження. Також є ручне підтвердження. Перегляньте можливості й актуальний тариф Sweetlo.
• Час отримання. Задайте доступний час самовивозу. Якщо пропонуєте доставку, клієнт вказує дату, час та адресу. Доставку організовуєте ви.
• Сповіщення. Після підключення Telegram ви отримуєте повідомлення про замовлення й оплати. Якщо клієнт вказав email, він отримує підтвердження замовлення на цю адресу.
• Підсумки продажів. Переглядайте суму продажів, кількість замовлень, середню суму замовлення та популярні десерти.
• Магазин у пошуку. Додайте назву й опис магазину для відображення в пошуку.
• Підтримка й покращення. Ми відкриті до ваших ідей і хочемо зробити Sweetlo зручнішим для вашої роботи. Напишіть нашій команді, чого вам бракує або що варто змінити. Разом обговоримо, як покращити платформу під ваші потреби.

Порівняння щоденних завдань

Для Excel і Notion порівнюємо описані вище шаблони без додаткових підключень. Можливості цих програм ширші за окремі шаблони. У таблиці пояснюємо, що потрібно налаштувати самостійно та що вже є у Sweetlo.

Що перевірити перед вибором

Почніть із пробного замовлення та власних контактів. Відкрийте кожен варіант на телефоні й на комп’ютері. Перевірте, чи бачите дату, оплату й фото без довгого пошуку.

Якщо додаєте форму для клієнта, відкрийте її без входу у свій кабінет. Перевірте доступ до запитань і завантаження фото. Власні записи про клієнтів мають залишатися закритими. Не надсилайте клієнту посилання на весь робочий список.

Порахуйте, що доведеться налаштувати, підтримувати й оплачувати. Порівняйте ціну програми, шаблону та потрібних підключень за актуальними умовами. Оцініть також час на внесення й перевірку даних. Щоб зібрати деталі замовлення, скористайтеся коротким повідомленням для клієнта.

• Додайте замовлення та знайдіть його з телефона.
• Змініть час отримання й перевірте, де збереглася зміна.
• Додайте фото та відкрийте його поруч із деталями.
• Укажіть перевірену оплату й звірте залишок.
• Знайдіть усі незавершені замовлення на потрібну дату.

Переносьте замовлення поступово

Якщо таблиця або Notion уже допомагають вам працювати, використовуйте їх далі, поки новий варіант не перевірений. Визначте, де зберігатимете нові замовлення. Старі записи можна залишити там, де вони є.

Почніть із нових замовлень і запишіть, хто переносить зміни з повідомлень. Потрібні старі домовленості додайте вручну. Перевірте фото, деталі й оплату перед виготовленням.

Ми з радістю допоможемо вам перенести дані у Sweetlo. Напишіть нам і розкажіть, де зараз зберігаєте замовлення.